Internetowe Biuro Rachunkowe - czyli finanse zdalnie księgowane, BR AKIŃCZA korzysta z KOMAKO.asp

Biuro Rachunkowe Maria Akińcza to solidna firma o wieloletnim doświadczeniu, działająca na zachodniopomorskim rynku usług finansowych. Przez długi czas opierała swą działalność na klasycznych formach współpracy z Klientem, w których większość dokumentacji przybierała postać tradycyjnych segregatorów. Nadszedł jednak czas na zastosowanie nowoczesnych technologii. – To, rzecz jasna, nie wyklucza osobistego, dotychczasowego kontaktu z naszymi zleceniodawcami – wyjaśnia Radosław Akińcza, doradca finansowy, z wykształceniem informatycznym. – Przeciwnie: zautomatyzowanie i uproszczenie podstawowych czynności księgowych pozwala nam poświęcić klientom o wiele więcej czasu w bardziej skomplikowanych sprawach.

Informatyczne wykształcenie w połączeniu ze znajomością rynku usług finansowych daje efekt w postaci sprawniejszego, wygodniejszego i co ważne – bezpiecznego narzędzia do prowadzenia profesjonalnej księgowości firm i osób fizycznych. – Idea Internetowego Biura Rachunkowego, opracowana i wdrażana przez firmę KOMAKO, trafiła mi do przekonania – przyznaje Radosław Akińcza. – Trzeba było jednak przełamać pewne bariery i przyzwyczajenia – nie tylko natury technicznej , ale głównie mentalnej. Moja mama i zarazem szefowa Biura od lat z powodzeniem zdobywała klientów solidną marką, gwarantując im bezpieczeństwo i rzetelność prowadzenia ksiąg w tradycyjny sposób. Ponieważ jednak jest osobą z umysłem otwartym na innowacje, dała się przekonać do małej, informatycznej rewolucji w biurze. Dzięki temu do bezpieczeństwa i rzetelności możemy dziś dodać kolejne dewizy: szybkość i wygodę. 

Początki tej „rewolucji” były trudne. Firma próbowała własnym sumptem zbudować swój serwer do zdalnej obsługi klientów z szybkim, wydajnym łączem internetowym. Rychło okazało się jednak, że koszty takiego rozwiązania szybko przekroczyłyby próg racjonalności, a na to żadna szanująca się księgowa pozwolić przecież by nie mogła. Poprzez zakup znanych programów InsERTu (Rewizor, Rachmistrz, Gratyfikant) biuro Marii Akińczy trafiło do znanego już w kraju dostawcy nowoczesnych rozwiązań informatycznych – do firmy KOMAKO. – Specjaliści z KOMAKO udowodnili nam, że cel, który próbowaliśmy osiągnąć za kilkadziesiąt tysięcy złotych, zakupując własny serwer i zatrudniając własną, etatową obsługę – można osiągnąć w o wiele prostszy i tańszy sposób – mówi Radosław Akińcza. KOMAKO przedstawiło nam jasną koncepcję outsourcingu usług, nazywając ją Internetowym Biurem Rachunkowym. Tym sposobem okazała się platforma usługowa KOMAKO.asp, połączona z nowym produktem KOMAKO - eKOMAKO Raporty Finansowe.

Zastosowanie KOMAKO.asp w dziedzinie księgowości stworzyło nową jakość usługi finansowej. Mechanizm jest prosty i przejrzysty: Biuro Rachunkowe korzysta z serwerów KOMAKO i z jego wsparcia technicznego, jednocześnie udostępniając swoim klientom – również w oparciu o serwery KOMAKO - bezpieczną stronę internetową, z której po indywidualnym zalogowaniu się, można sprawdzić stan swoich finansów, uzyskać zestawienia i raporty księgowe, deklaracje podatkowe itd. – Przypomina to bankowość internetową, która jeszcze kilka lat temu była nowinką z gatunku ciekawostek technicznych, a dziś stanowi standardową usługę każdego szanującego się banku. Podobnie będzie kiedyś z księgowością internetową. Dziś jednak jesteśmy w pewnym sensie pionierami na tym polu – zapewnia Radosław Akińcza.

Niewątpliwym atutem aplikacji eKOMAKO Raporty Finansowe jest dostępność do własnych danych księgowych przez 24 godziny na dobę, bez potrzeby angażowania pracowników biura rachunkowego. Klient otrzymuje gotową, przetworzona już informację finansową, niezbędną do funkcjonowania na rynku, kontaktów w Urzędem Skarbowym, ZUS. Musi wykazać jedynie elementarną aktywność, polegającą na umiejętności zalogowania się na stronie. Od Biura otrzymuje swój indywidualny login, wybiera hasło i praktycznie z każdego punktu na globie, gdzie tylko dochodzi Internet - może kontrolować swoją księgowość. - Na wizytę z kontrahentem czy urzędnikiem skarbowym nie zabiera się już sterty papierowych wydruków: wystarczy laptop podłączony do sieci i np. księgę przychodów i rozchodów mamy jak na dłoni – mówi Radosław Akińcza. – Coraz więcej klientów korzysta z tej formy prowadzenia własnych finansów.

 

Radosław Akińcza: - Niewątpliwie zaważyło tu moje informatyczne wykształcenie i przekonanie , że do zaawansowanych technologii należy przyszłość. Bezpośrednim czynnikiem była tu jednak presja rynku, oczekiwania klientów, szukających usługi szybkiej, wygodnej, solidnej i w rozsądnej cenie. Systemy oferowane przez KOMAKO pozwoliły nam stworzyć taką ofertę bez rujnowania budżetu Biura i bez konieczności zatrudniania całego sztabu informatyków. 

 

Nie ma takiej opcji. Dane księgowe na serwerze są poufne i zabezpieczone wielostopniowym systemem przez KOMAKO. Wirusy ani hakerzy nie mają tam dostępu. Natomiast nie istnieje ryzyko np. spalenia ważnych danych księgowych, ich zagubienia, zalania i innych nieszczęść, które mogą przytrafić się papierowym dokumentom. Nie grozi nawet przypadkowe zalanie kawą. 

 

Pojęcie „księgi” będzie już niedługo pojęciem historycznym. Za kilkadziesiąt, może kilkanaście lat ludzie będą się zastanawiać, dlaczego elektroniczne raporty finansowe nazywane są mianem „księgowości”. Dziś jednak jesteśmy na początku tej drogi. Po wejściu podpisu elektronicznego, e-urzędu – także i internetowe biura rachunkowe staną się codziennością. Mogę powiedzieć, że coraz więcej firm , zwłaszcza małych, interesuje się tą forma usługi finansowej. Nieco opornie idzie to w dużych przedsiębiorstwach, zatrudniających całe sztaby księgowych.

 

Po pierwsze – łatwość dostępu do własnej księgowości. Praktycznie przez całą dobę. Jeśli ktoś w ostatniej chwili, na pięć minut przed dwunastą, przypomni sobie np. o obowiązku zapłaty podatku VAT, dzięki aplikacji eKOMAKO Raporty Finansowe zdąży jeszcze poznać kwotę Vatu i przelać ją Urzędowi Skarbowemu. Uniknie przykrych konsekwencji spóźnienia.

Po drugie - wygoda. Można kontrolować swoje księgi w podróży, na urlopie, w dowolnym miejscu globu i o każdym czasie. Czasem jest to niezdrowe, bo zapominamy, że czas wolny jest przeznaczony na wypoczynek a nie pracę, ale to jest już zagadnienie z gatunku ogólnocywilizacyjnych zmian świata.

Możemy także zdalnie nadzorować finanse klienta, księgować w siedzibie jego firmy bez dezorganizowania nikomu pracy. Potrzebny jest tylko laptop i wejście do Internetu.

 

Rozmowę prowadził

Witold Bachorz

* KOMAKO.asp to nazwa usługi świadczonej przez KOMAKO. Polega na udostępnianiu platformy serwerowej Microsoft (MS Windows, MS Terminal, MS SQL Server, IIS Server) na potrzeby firm korzystających z różnego rodzaju oprogramowania (portale eKOMAKO, różne aplikacje biznesowe, w tym systemu InsERT GT produkowanego przez wrocławski InsERT).